¿Multitarea?

1. Los directivos de Top Secret S.L. estaban contentos.
2. En pocas semanas tendrían terminada un arma revolucionaria que acabaría con aquella guerra. Por supuesto ellos la ganarían.
3. Top Secret S.L. contaba con los mejores científicos e ingenieros del país. Quienes se habían presentado "voluntarios" para crear nuevas armas.
4. Ni los directivos ni nadie sabían muy bien por qué luchaban, pero había que ganar a toda costa.
5. Por ello, para proteger al país y su segura victoria habían instalado una complejo sistema de seguridad en la empresa.
6. Nadie podía entrar en la empresa si Paco, el conserje, no habría la puerta. Y sólo Paco podía abrirla.
7. Paco era un empleado fiel. Trabajaba en Top Secret S.L. desde hacía mucho tiempo. Además los directivos pensaron que era la mejor forma de proteger la empresa.
8. Si sólo uno podía abrir la puerta se reducía el riesgo de espionaje, y siempre podían controlar a una persona para que no les traicionara.
9. Todo fue bien hasta una mañana en la que Paco no apareció. Los mejores científicos e ingenieros del país esperaron en la puerta durante horas.
10. Pero Paco no apareció. Lo que los mejores científicos e ingenieros del país no sabían era que la tarde anterior Paco fue atropellado por un camión cuando paseaba al perro.
11. Los directivos tardaron varios días en saber lo que había pasado. Como no podían entrar en la empresa no recibían las llamadas.
12. Ahora necesitaban que alguien abriera la puerta. Pero la empresa de seguridad que instaló la puerta tardaría varias semanas en venir.
13. Era todo un desastre. El proyecto se retrasaría varias semanas, y el país necesitaba ese arma urgentemente.
14. Una semana después su país aceptaba una rendición incondicional. Habían perdido la guerra.

Sin llegar a estos extremos, muchas empresas tienen gente como Paco, gente encargada de una tarea de la que nadie más sabe cómo o puede hacerla, curiosamente esto es muy típico en Alemania. Como en el ejemplo, el día que esa persona no aparece los perjuicios para la empresa o las personas que trabajan ahí pueden ser serios. Como mínimo causará molestias.

Es cierto que hay muchas tareas que sólo necesitan una persona. Pero debe haber alguien capaz de sustituirla. Claro, al principio no lo hará tan bien, ¡pero debe haber alguien!

No es aceptable que alguien tenga que esperar dos semanas para una contraseña por que el informático está de vacaciones. Que todo el proceso de contratación de una persona tenga que empezar de nuevo porque el responsable de Recursos Humanos se ha ido y nadie más sabía de ese proceso. No resolver un problema a un cliente porque la persona encargada no está, etc. Todo eso sólo perjudica a la empresa.

Los trabajadores debemos ser reemplazables (no, señor empresario, esto no significa que seamos despedibles, pillín ;). Debe ser posible para alguien en un momento dado el sustituir a un compañero. Que sepa un poco qué es lo que hace, que la información esté bien organizada y disponible para toda persona que la pueda utilizar. Las acciones tienen que estar documentadas, yo puedo saber por qué hice algo, pero no el que me sustituya cuando deje la empresa.

No son acciones complejas pero en gran parte solucionan el problema y facilitan la vida de todo el mundo, y la imagen de la empresa. ¡Además mejora las capacidades de tus empleados!

No basta conque alguien te ponga al día de lo que hace para que le cubras un par de semanas cuando se va de vacaciones. Las personas nos ponemos enfermas, sufrimos accidentes, dejamos las empresas. Y si no hay documentación que explique lo que ha hecho, o cómo se hace, o nadie sabe qué o cómo se hace, habrá un periodo de adaptación en el que las cosas no funcionarán del todo bien o peor, ¡se cometerán errores pasados!